Tijdsregistratie
Wilt u ook een systeem voor tijdsregistratie invoeren om efficiënter tijdsbeheer te kunnen hanteren, verlofplanningen beter te kunnen bijhouden en een overzicht te hebben over de gewerkte uren van uw werknemers? Traxgo kan u daarbij helpen! We geven graag volgende tips mee waarmee u best rekening houdt.
Overleg met de ondernemingsraad
Vooraleer u een systeem voor tijdsregistratie wilt invoeren, moet u de ondernemingsraad voldoende informeren. Het gaat immers over een investering die een aanzienlijke invloed zal hebben op de onderneming.
Zo is er CAO n° 39 betreffende voorlichting en overleg inzake de sociale gevolgen van de invoering van nieuwe technologieën.
Dat betekent dat u ten minste drie maanden vóór de invoering van het systeem informatie moet verschaffen over de aard van de nieuwe technologie. U moet ook staven waarom u de technologie wil invoeren en wat de sociale gevolgen ervan kunnen zijn. Ten slotte moet u ook met de werknemersvertegenwoordigers overleggen over die mogelijke sociale gevolgen.
Bovenstaande geldt voor ondernemingen die doorgaans ten minste 50 werknemers in dienst hebben tijdens het kalenderjaar dat voorafging aan de periode waarin de informatieverschaffing plaats moet vinden.
Verplicht vermelden in het arbeidsreglement
Bovendien moet de informatie over het systeem opgenomen worden in het arbeidsreglement. Daarvoor moet u net zoals gewoonlijk de gepaste procedures volgen voor het wijzigen van het arbeidsreglement.
Ontdek onze tijdregistratie toepassing of Meer informatie? Contacteer ons
Verplichtingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens
In het geval van tijdsregistratie wordt gewerkt met persoonsgegevens. Die vallen onder de GDPR of de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming. U kunt als rechtsgrond de wettelijke verplichting en de arbeidsovereenkomst inroepen. Bijvoorbeeld: de regelgeving rond glijdende werkuren of de regelgeving inzake arbeidsduur kunnen het invoeren van een systeem voor tijdsregistratie verklaren.
Ook de algemene principes over de bescherming van gegevens moeten natuurlijk nageleefd worden. Zo volstaat een specifieke reden niet alleen, de invoering ervan moet ook proportioneel correct zijn.
De Gegevensbeschermingsautoriteit, vroeger gekend als de Privacycommissie, stelt dat dergelijke systemen helpen bij fraude, maar benadrukt dat er een analyse uitgevoerd moet worden die de aard en het bijzonder belang ervan afwegen ten opzichte van de biometrische maatregelen. Hoe kleiner de onderneming, hoe minder kans op fraude.
Verdere verplichtingen bij tijdsregistratie
De werkgever is verder ook verplicht om zijn werknemers voldoende te informeren over de manier waarop het systeem voor tijdsregistratie hun gegevens precies zal verwerken. De verwerking ervan kan als toevoeging op de Privacy Policy opgenomen worden, maar het kan ook als afzonderlijke berichtgeving. De hoofdzaak is dat de werkgever de werknemers voldoende moet informeren.
De werkgever zal de werknemers dan ook op de hoogte moeten brengen over de manier waarop hun persoonsgegevens via het systeem van tijdregistratie verwerkt worden.
De verwerking van de tijdregistratie moet ook opgenomen worden in het dataregister. Dat kan aanvullend bij de verwerking van de administratie van het loon of het personeelsbeheer, maar ook als aparte verwerking. De manier waarop de gegevens verwerkt worden, is afhankelijk van de reden waarom de tijdsregistratie in voege gaat.
Ontdek onze tijdregistratie toepassing of Meer informatie? Contacteer ons
Lees ook:
- Wetgeving rond CheckInAtWork
- Werfmelding
- Achterliggende reden van aanwezigheidsregistratie?
- Checkinatwork : De ideale tool om uw personeelsplanning op te volgen
- Verlof planning? Maak het uzelf makkelijk
- Aanwezigheidsregistratie in de bouw: artikel 1 en artikel 2
- Beheer van aanwezigheden
- Online tijdregistratie systeem
