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Systèmes d'enregistrement du temps

Systèmes d'enregistrement du temps pour suivre les heures travailléesVous aussi, vous souhaitez mettre en place des systèmes d'enregistrement du temps pour gérer plus efficacement la gestion du temps, assurer un meilleur suivi du calendrier des congés et avoir une vue d’ensemble des heures travaillées par vos employés? Traxgo peut vous aider! Nous aimerions vous donner les conseils suivants.

Concertation avec le conseil d’entreprise

Avant de mettre en place un système d’enregistrement des temps, vous devez informer le conseil d’entreprise suffisamment. Il s’agit en effet d’un investissement qui aura un impact considérable sur l’entreprise.

La CCT n° 39, notamment, concerne l’information et la concertation sur les conséquences sociales de l’introduction des nouvelles technologies.

Cela signifie que vous devez fournir des informations sur la nature de la nouvelle technologie au moins trois mois avant la mise en place du système. Vous devez également justifier son introduction et indiquer les conséquences sociales qu’elle est susceptible d’entraîner. Enfin, vous devez également vous concerter avec les représentants des travailleurs au sujet de ces conséquences sociales potentielles.

Ce qui précède s’applique aux entreprises qui emploient généralement au moins 50 travailleurs au cours de l’année civile précédant la période au cours de laquelle l’information doit avoir lieu.

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Mention obligatoire dans le règlement de travail

En outre, les informations sur le système doivent être reprises dans le règlement de travail, qui doit, comme toujours, être modifié selon les procédures appropriées.

Obligations relatives au traitement des données à caractère personnel

L’enregistrement du temps implique l’utilisation de données à caractère personnel, qui relèvent du règlement général sur la protection des données (RGPD). Vous pouvez invoquer l’obligation légale et le contrat de travail comme base juridique. La réglementation sur les horaires de travail flottants ou celle sur les horaires de travail peuvent notamment expliquer la mise en place d’un système d’enregistrement des heures.

Par ailleurs, les principes généraux en matière de protection des données doivent évidemment être respectés. Ainsi, un motif spécifique n’est pas suffisant : la mise en place doit également être correcte sur le plan proportionnel.

L’Autorité de la protection des données, anciennement connue sous le nom de Commission vie privée, affirme que de tels systèmes contribuent à lutter contre la fraude, mais souligne qu’une analyse doit être réalisée afin d’évaluer leur nature et leur importance particulière par rapport aux mesures biométriques : plus l’entreprise est petite, moins il y a de risques de fraude.

Autres obligations des systèmes d'enregistrement du temps

L’employeur est également tenu d’informer ses employés suffisamment quant aux modalités précises du traitement de leurs données par le système d’enregistrement des temps. Le traitement peut être inclus comme un ajout à la politique de protection de la vie privée, mais également comme une notification distincte. L’essentiel est que l’employeur informe suffisamment les travailleurs.

L’employeur doit donc informer les travailleurs des modalités selon lesquelles leurs données à caractère personnel seront traitées par le système d’enregistrement des temps.

Le traitement de l’enregistrement des temps doit également être repris dans le registre des données. Il peut s’ajouter à l’administration des salaires ou à la gestion du personnel, mais également faire l’objet d’un traitement distinct. La manière dont les données sont traitées dépend de la raison pour laquelle l’enregistrement des temps est mis en place.

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