Deze Privacy Policy is van toepassing op verwerking van persoonsgegevens op onze website en in de context van de dienstverlening aangeboden door TRAXGO met zetel te 8790 Waregem, Deerlijkseweg 144a, KBO nr. 0589,624,787 (hierna "wij" of "ons" genoemd). TRAXGO treedt op als Verwerkingsverantwoordelijke.
TRAXGO verzekert u de vertrouwelijke verwerking van uw persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming, in het kort ‘AVG’ of ‘GDPR’. Deze Privacy Policy kan regelmatig worden aangepast of geactualiseerd. Wij verzoeken u dan ook vriendelijk om deze Privacy Policy geregeld te raadplegen op onze website zodat u steeds over de meest recente versie beschikt.
Vragen over de toepasselijke wetgeving en deze privacy policy kunnen worden gesteld aan onze functionaris voor gegevensbescherming (“DPO”) via privacy@traxgo.be.
ONZE POSITIE
Wanneer we onze bedrijfsoplossingen ("Diensten") aanbieden aan onze klanten, verwerken we persoonsgegevens als Verwerker in opdracht van onze klanten, waarmee TRAXGO een verwerkersovereenkomst afsluit. De vereisten die hieruit voorvloeien leggen wij ook op aan onze toeleveranciers via een verwerkingsovereenkomst.
We treden op als Verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot gegevens die we voor onze eigen doeleinden verwerken, bijvoorbeeld op het gebied van marketing, HR, juridische zaken, statistieken, administratie en compliance (zie hieronder).
Omdat we persoonlijke gegevens verwerken zowel als Verwerker en als Verwerkingsverantwoordelijke, is dit privacy beleid gericht tot onze klanten of bezoekers van onze website of social media kanalen. Lees hier onze specifieke social media policy.
VOOR WELKE DOELEINDEN EN OP WELKE BASIS VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Wij verwerken de persoonsgegevens voor de volgende verwerkingsdoeleinden en op de volgende wettelijke basis:
Om de Diensten te kunnen leveren, verwerken we persoonlijke gegevens als Verwerker namens onze klanten. Het doel en de wettelijke basis van een dergelijke verwerking wordt individueel bepaald door elke klant en niet door Traxgo.
Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Behoud van een adequaat niveau van beveiliging (beveiliging). We beschouwen de beveiliging van onze diensten en in het algemeen onze informatiebeveiliging als onze wettelijke verplichting op grond van Art. 6 (1) (c) van de AVG en onze legitieme belangen op grond van art. 6 (1) (f) van de AVG. Hierbij monitoren we het gebruik van onze systemen intern om schending van het interne beleid, ongeautoriseerde bewerkingen in onze systemen of schadelijke bots, codes of gedrag te detecteren. Dit doel omvat het nemen van adequate beveiligingsmaatregelen, hun periodieke beoordeling en herziening.
- Direct marketing communicatie & online marketing. We beschouwen de verwerking van persoonsgegevens voor direct marketing als onze legitieme belangen in overeenstemming met Art. 6 (1) (f) van de AVG. Waar vereist door ePrivacy of andere wettelijke voorschriften, vertrouwen we op de toestemming van de betrokkene overeenkomstig Art. 6 (1) (a) van de AVG. Dit doel heeft betrekking op directe marketingcommunicatie van TRAXGO, bijvoorbeeld via onze eigen marketingcampagnes, nieuwsbrieven, evenementen, blogs en via onze social media kanalen, online interactie met gebruikers, het onderhouden van onze websites en publicatie van team of evenement foto's waar toegestaan.
- Uitoefenen of verdediging van juridische claims. Zoals elk bedrijf hebben moeten we van tijd tot tijd onze juridische claims indienen, om compensatie of schikking vragen en juridisch bewijs bewaren, juridisch advies inwinnen bij externe adviseurs, zorgen voor naleving van de regelgeving, ons laten vertegenwoordigen door juridische adviseurs in gerechtelijke, strafrechtelijke, administratieve of andere procedures of rapporteren aan wetshandhavingsinstanties of anderszins. We doen dit op basis van onze legitieme belangen op grond van art. 6 (1) (f) van de AVG of op basis van de uitvoering van het contract volgens Art. 6 (1) (b) van de AVG.
- Tax, facturatie en boekhouding. Om te voldoen aan belasting-, facturerings- en boekhoudkundige voorschriften, moeten we een bepaalde beperkte reikwijdte van persoonlijke gegevens verwerken. Dit doen we omdat we hiertoe verplicht zijn op grond van art. 6 (1) (c) van de AVG.
- Contract uitvoering. We sluiten contracten met zowel individuen als andere bedrijven waarbij we persoonsgegevens over personeel, personeel of contacten in een B2B-context, verwerken, voor het sluiten, uitvoeren en beheren van het contract (wettelijke basis = contractuele uitvoering art. 6 (1) (b) van de AVG. Dit doel omvat ook alle precontractuele onderhandeling of verwerking van gegevens via een contactformulier op onze website of andere kanalen.
- Kwaliteits- & dienstverbetering. Wij verwerken uw persoonlijke gegevens om statistische analyses uit te voeren met het oog op het verbeteren van onze websites, producten en diensten of het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten.
- Wanneer u via onze website of op een andere manier solliciteert voor een vacature, verwerken wij de gegevens van de kandidaten met het oog op het aanwerven en sluiten van een contract. Niet weerhouden kandidaten vragen we toestemming om persoonsgegevens te mogen bijhouden om hen voor toekomstige jobaanbiedingen te mogen contacteren.
WELKE PERSOONLIJKE GEGEVENS VERWERKEN WE?
We verwerken alleen persoonlijke gegevens die nodig zijn, zowel qua type als voor de doeleinden van verwerking die hierboven zijn uitgelegd. Voor de meeste doeleinden verwerken wij alleen de basisidentificatie en contactgegevens, inclusief typische communicatiegegevens en inhoud.
- Wanneer u onze websites gebruikt, verzamelen wij geen cookies, enkel geanonimiseerde gegevens voor de verbetering, optimalisatie en statistische metingen van onze website. Er worden hiervoor geen persoonsgegevens verwerkt. De website maakt geen gebruik van derde partij cookies, noch marketing cookies.
- Wanneer u een contactformulier op onze websites invult of contact met ons opneemt via e-mail, telefoon, fax of ander kanaal, kunnen wij de volgende zaken verzamelen: naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, als ook de loggegevens van uw bericht (datum, tijdstip)
- Voor het sluiten van contractuele overeenkomsten met klanten, verwerken wij naast de contact en identificatie gegevens ook publieke gegevens, namelijk gegevens die zich bevinden in publieke databanken zoals de kruispuntbank der ondernemingen, gegevens die u zelf publiek heeft gemaakt op een website, gegevens die algemeen bekend zijn of in de pers zijn verschenen.
- In het kader van aanwervingen, verwerken wij persoonsgegevens van kandidaten zoals CV
- Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde gegevensverwerking of profilering.
- Wij verwerken email adres en contact gegevens in het kader van direct marketing, indien u hiertoe uw toestemming hebt gegeven.
WIE ZIJN DE ONTVANGERS VAN UW PERSOONSGEGEVENS?
TRAXGO deelt uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij aan derden in het kader van de uitvoering van haar diensten, en enkel indien dit noodzakelijk is voor de technische ondersteuning of wanneer zij hiertoe gehouden is op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke uitspraak. Deze derden mogen uw persoonlijke gegevens alleen in onze naam en na onze uitdrukkelijke schriftelijke toestemming en conform de hierboven geschetste doeleinden verwerken. Wij garanderen dat alle derde verwerkers zorgvuldig worden geselecteerd en verplicht zijn om de veiligheid en integriteit van uw persoonlijke gegevens te vrijwaren.
Wanneer u op zoek bent naar een job, werken wij mogelijk samen met derden die in onze naam taken uitvoeren, zoals het controleren van referenties, het uitvoeren van psychometrische evaluaties en het testen van vaardigheden.
Binnen TRAXGO worden uw gegevens alleen gedeeld met geautoriseerd personeel (interne ontvangers) of een geverifieerde / geautoriseerde derde partij. Onze medewerkers of interne contractanten hebben mogelijk toegang tot uw persoonlijke gegevens op een strikt noodzakelijke basis, die doorgaans wordt bepaald en beperkt door de functie, rol en afdeling van de betreffende medewerker.
We gebruiken onderaannemers om ons te ondersteunen bij het leveren van diensten die mogelijk persoonlijke gegevens voor ons verwerken. We zorgen ervoor dat de selectie van onze onderaannemers en elke verwerking van persoonsgegevens door hen in overeenstemming is met de AVG. TRAXGO doet beroep op de volgende categorieën van onderaannemers voor het leveren van diensten : hosting- of cloudserviceproviders, leveranciers van standaard softwareoplossingen (zoals Microsoft, Google).
Wij streven we ernaar om alle cloud en servers in de EU te hebben. Sommige van onze onderaannemers of de bovengenoemde ontvangers van persoonlijke gegevens kunnen echter zijn gevestigd zijn buiten de EU of hun servers kunnen zich buiten de EU bevinden. Elke overdracht van persoonlijke gegevens buiten de EU wordt door ons alleen gedaan onder strikte naleving van de AVG. We zorgen ervoor dat de externe ontvangers in niet-geschikte landen de EU-modelcontractbepalingen (EU SCC) met ons hebben gesloten of gelijkwaardige waarborgen verzekeren.
BEVEILIGING VAN UW PERSOONSGEGEVENS
TRAXGO garandeert een kwalitatief niveau van gegevens- en databeveiliging, en dit door het nemen van alle noodzakelijke & redelijke technische en organisatorische maatregelen. Wij streven ernaar om deze maatregelen op geregelde tijdstippen te evalueren en indien nodig bij te sturen. TRAXGO is ISO 27001 gecertificeerd.
HOE LANG BEWAREN WE UW PERSOONSGEGEVENS?
TRAXGO bewaart uw persoonsgegevens voor een periode die noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en in functie met de doeleinden van de verwerking, zoals hierboven omschreven. Vanwege deze wettelijke verplichting maar ook vanwege technische en financiële aspecten van gegevensopslag verwijderen wij actief gegevens waar deze niet langer nodig zijn. Bewaartermijnen zijn ofwel voorzien in de respectieve wetten, gegevensverwerkingsovereenkomsten, instructies van onze verwerkingsverantwoordelijken of worden door ons uiteengezet in ons interne beleid. Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming en u besluit uw toestemming in te trekken, verwerken wij uw persoonsgegevens niet verder voor het specifieke doel.
Uw persoonsgegevens worden zodoende als volgt bewaard: voor de duur van de diensten overeenkomstig de hierboven omschreven doeleinden (actieve bewaarperiode) en van zodra er geen sprake meer is van enig contact, gedurende een passieve bewaarperiode van 5 jaar.
Alle bewaartermijnen met betrekking tot de persoonsgegevens die we verwerken voor onze klanten worden bepaald door onze klanten. We kunnen dergelijke persoonlijke gegevens alleen bewaren tijdens de looptijd van onze gegevensverwerkingsovereenkomst, waarna we alle persoonlijke gegevens over de betrokkenen van klanten moeten retourneren of wissen. Het is echter mogelijk dat we persoonsgegevens nog eerder wissen als de klant ons daartoe opdracht geeft, bijvoorbeeld als de klant het opslaan van dergelijke gegevens niet langer nodig vindt voor het opgegeven doel.
UW RECHTEN
Bij de verwerking van uw persoonsgegevens heb u verschillende rechten. Wanneer wij voor een verwerking om toestemming vragen, dan kan u die toestemming op elk moment weer intrekken. Het intrekken van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking.
Als u een van deze onderstaande rechten wil uitoefenen, kan u ons steeds contacteren op volgend privacy@traxgo.be:
U hebt het recht :
- om informatie op te vragen en inzage te krijgen tot uw persoonsgegevens
- op verbetering van onjuiste gegevens (en aanvulling van onvolledige gegevens)
- op wissen van persoonsgegevens (recht om te worden vergeten);
- op beperking van de verwerking gebaseerd op legitiem belang
- op ongemotiveerd en kosteloos bezwaar tegen direct marketing
- op overdraagbaarheid van gegevens
- om niet te worden onderworpen aan individuele besluitvorming
Om uw aanvraag snel en correct te kunnen behandelen vragen wij om zo specifiek mogelijk te zijn bij het richten van uw aanvraag. Als er twijfel bestaat over de identiteit van de aanvrager, zal aanvullende informatie gevraagd worden om deze vast te stellen
TRAXGO heeft het recht uw verzoeken te weigeren indien de verzoeken “kennelijk ongegrond of buitensporig” (m.n. vanwege hun repetitieve karakter) zijn of hiervoor een redelijke vergoeding aan te rekenen van 60 euro excl. BTW per aanvraag.
VRAGEN OF KLACHTEN
Als u vragen of klachten hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kan u steeds terecht op volgend e-mailadres: privacy@traxgo.be. Daarnaast heb u steeds de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermings-autoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 BRUSSEL, e-mail: contact@apd-gba.be.
